フィードバックのお作法

最近、正しいフィードバックのお作法を改めて学び直したく、雑多に色々と読んでいたのですが、参考メモを忘れないように&自戒も込めて残しておこうと思います。

フィードバックのプロセス

1. 事前準備・・・フィードバックをする前に情報収集を行う
2. 実践・・・フィードバックを行う
  2-1:信頼感の確保・・・雑談などで、相手から信頼感を得る
  2-2:事実通知・・・鏡のように情報を通知する
  2-3:問題行動の腹落とし・・・対話を通して、現状と目標のギャップを明確にする
  2-4:振り返り支援・・・真の原因を突き止め、未来の行動計画を作る
  2-5:期待通知・・・自己効力感を高める
3. 事後フォロー・・・事後にフォローアップする

事前準備:情報収集

マネージャーはSBI情報を収集する必要がある。

■SBI情報
S = Situation・・・どのような状況で、どんな状況のときに
B = Behavior・・・部下のどんな振る舞い・行動が
I = Impact・・・どんな影響をもたらしたのか。何がダメだったのか。何が良かったのか。

なるべく具体的に、行動レベルの情報を多く集め、客観的に見ることを忘れない。

フィードバックを始める前の3つのポイント

1. 相手をリスペクトする態度で臨む
2. 情報が漏れない個室で行う
3. 雑談などで、相手の緊張を解きほぐす

問題行動を伝える際のコツ

・回りくどい言い方をせず、目的をストレートに伝える
・主観を入れず、鏡のように伝える → 英語でいうところの「It seems ・・・・」(・・・・のように見える)
・余計なフォローをしない

原落ちさせるためのコツ

・一度ただ伝えたくらいでは、部下は99%原落ちしていない可能性がある
・部下がどう思っているのかを聞きながら、考えのズレをなくしていく
・問題点を認識してもらうため、現状とゴールのギャップを知ってもらう
・対話の最後は「決定」に持ち込み、共通認識をつくる

振り返りを行う際の3ステップ

1. What?(Gap):何が起こったのか?・・・上司と部下の認識の違いを明らかにしておく
2. So what?(Keep & Problem):それは、なぜなのか?・・・何がこのままで良くて、何を変えなければならないのかを話してもらう
3. Now what?(Try):これからどうするのか?・・・今後どんな目標に向けて動くのかを話してもらう
※いくら時間をかけてもいいので、相手の口からしっかり明示させることが重要

期待通知を行う際のポイント

・「今後も期待している」「自分もサポートしていく」ことを伝える
・自己効力感を持たせるようなことを言う
・再発予防策を話し合っておく

事後フォローを実施する際のポイント

・行動改善には、事後のフォローが不可欠
・隔週1回はチェックする機会を持つ
・フィードバックは一度で終わらないと心得る

その他、フィードバック実施時のポイントは下記の通り。

・問題が起きたら、できるだけ速やかにフィードバックを行う
・昇進や移動から間もない時期を逃さず、フィードバックを行う
・フィードバックの最中か直後に、会話の内容をメモする
・部下に議事録のようなものを書いてもらい、振り返りに利用するのもアリ
・メールでのフィードバックは、誤解が生じやすいのでやめるべき
・テレビ電話でのフィードバックでは、意識して雑談を挟む

部下としても知っておくべき内容やなーと思いました。

組織を作っていく一員として、上司にとっていい部下になることを怠ってはならんな…と思う今日この頃です。

参考書籍は上記。だいぶ平易な内容ですが、実例も交えてわかりやすくまとめられているので、初めて部下を持った方などにはおすすめかもしれません。

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